KI-Telefonassistent in der Kanzlei: Was die Verschwiegenheitspflicht verlangt

In einer Kanzlei kommt vieles zuerst über das Telefon: die Anfrage für ein neues Mandat, die Nachricht über einen eingegangenen Bescheid, die Frage nach dem nächsten Termin. Wer niemanden erreicht, versucht es womöglich woanders. Ein KI-Telefonassistent nimmt diese Anrufe an, wenn das Sekretariat besetzt ist oder schon Feierabend hat. Dabei stellt sich eine Frage, die ein Handwerksbetrieb nicht kennt: Darf ein externer Dienst überhaupt hören, was Anrufer der Kanzlei anvertrauen?

Er darf, wenn die Kanzlei die Vorgaben des § 43e BRAO einhält. Die lassen sich mit einem sauberen Vertrag und einem klaren Gesprächsleitfaden erfüllen.

Warum schon der erste Anruf unter die Verschwiegenheit fällt

Rechtsanwälte sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, und zwar über alles, was ihnen in Ausübung ihres Berufs bekannt wird (§ 43a Abs. 2 BRAO). Die Bundesrechtsanwaltskammer zählt in ihren Hinweisen zum KI-Einsatz ausdrücklich schon den Namen eines Mandanten und die Tatsache, dass überhaupt ein Mandat besteht, dazu. Wer solche Geheimnisse unbefugt offenbart, macht sich nach § 203 Abs. 1 Nr. 3 StGB strafbar.

Für das Telefon heißt das: Nennt ein Anrufer seinen Namen, erwähnt eine Kündigung oder fragt nach dem Stand seiner Sache, sind das genau die geschützten Informationen. Ein Telefonassistent hört sie zwangsläufig mit. Die BRAK weist außerdem darauf hin, dass es nicht darauf ankommt, ob der Dienstleister tatsächlich mitliest. Es genügt, dass er die Möglichkeit dazu hat.

Wie ein solcher Assistent technisch arbeitet, beschreibt der Beitrag KI-Anrufbeantworter: Der Anrufbeantworter, der zurückspricht. Hier geht es um die Frage, unter welchen Bedingungen eine Kanzlei ihn einsetzen darf.

Was § 43e BRAO erlaubt und was er verlangt

§ 43e BRAO regelt, wann Anwälte externen Dienstleistern Zugang zu geschützten Informationen geben dürfen. Die BRAK nennt Anbieter von KI-Lösungen ausdrücklich als Anwendungsfall. Erlaubt ist der Zugang, soweit er für die Dienstleistung erforderlich ist (Abs. 1). Daran hängen drei Pflichten:

1. Die Kanzlei muss den Dienstleister sorgfältig auswählen und die Zusammenarbeit sofort beenden, wenn er die vereinbarten Vorgaben nicht mehr einhält (Abs. 2).
2. Der Vertrag braucht Textform und drei Pflichtinhalte (Abs. 3). Der Dienstleister wird zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die strafrechtlichen Folgen belehrt. Er verpflichtet sich, nur so viel zur Kenntnis zu nehmen, wie der Auftrag erfordert. Und der Vertrag legt fest, ob er Subunternehmer einsetzen darf. Darf er das, muss er auch diese in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten.
3. Wird die Leistung im Ausland erbracht, muss der Geheimnisschutz dort mit dem deutschen vergleichbar sein (Abs. 4). Ob dafür das Datenschutzniveau genügt, hält die BRAK für nicht abschließend geklärt. Sie empfiehlt, nach Möglichkeit Anbieter mit Servern in Deutschland oder Europa zu wählen.

Für Leistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, kommt eine weitere Bedingung dazu: die Einwilligung des Mandanten (Abs. 5).

Das Strafrecht zieht dieselbe Linie. Gegenüber Personen, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken, dürfen Geheimnisse offenbart werden, soweit ihre Mitwirkung das erfordert (§ 203 Abs. 3 Satz 2 StGB). Strafbar macht sich aber auch, wer nicht dafür gesorgt hat, dass eine solche mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde, wenn diese später ein Geheimnis unbefugt weitergibt (§ 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB). Die schriftliche Verpflichtung schützt die Kanzlei also auch strafrechtlich.

Für Steuerberater gilt dasselbe

§ 62a StBerG ist fast wortgleich mit § 43e BRAO: sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform mit denselben drei Pflichtinhalten, Prüfung bei Leistungen aus dem Ausland, Einwilligung bei mandatsbezogenen Diensten. Auch § 203 StGB nennt Steuerberater neben Rechtsanwälten. Wer eine Steuerkanzlei führt, kann die Checkliste am Ende dieses Beitrags unverändert übernehmen.

Der Datenschutz kommt obendrauf

§ 43e Abs. 8 BRAO stellt klar, dass die Vorschriften zum Datenschutz unberührt bleiben. Neben der Verschwiegenheitsverpflichtung braucht die Kanzlei deshalb einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Darin steht unter anderem, dass der Anbieter Daten nur auf Weisung der Kanzlei verarbeitet, seine Mitarbeiter zur Vertraulichkeit verpflichtet und weitere Unterauftragnehmer nur mit Genehmigung einsetzt.

AVV und Verschwiegenheitsverpflichtung sind zwei verschiedene Dinge. Ein AVV erfüllt § 43e BRAO nur, wenn er zusätzlich die drei Pflichtinhalte aus Abs. 3 enthält, vor allem die Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Ob beides in einem Dokument steht oder in zwei, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass nichts fehlt.

Für das Telefon kommen drei praktische Punkte dazu: Gesprächsdaten sollten in der EU verarbeitet, nach festen Fristen gelöscht und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet werden. Das lässt sich vertraglich festhalten und sollte es auch.

Was ein KI-Telefonassistent in der Kanzlei sagen darf und was nicht

Der Vertrag regelt die Rechtslage. Wie sicher der Einsatz im Alltag ist, entscheidet der Gesprächsleitfaden. Fünf Regeln gehören in jeden Leitfaden für eine Kanzlei:

1. Der Assistent gibt sich im ersten Satz als KI zu erkennen. Seit dem 2. August 2026 verlangt Art. 50 Abs. 1 der KI-Verordnung, dass Menschen erfahren, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Die Pflicht richtet sich an den Anbieter des Systems. Prüfen sollte die Kanzlei sie trotzdem selbst, am einfachsten mit einem Testanruf. Mehr zu den Pflichten aus der Verordnung steht im Beitrag EU AI Act: Was KMU jetzt tun müssen.
2. Er gibt keine Rechtsauskunft. Fragt jemand, ob seine Kündigung wirksam ist, nimmt der Assistent das Anliegen auf und bietet einen Termin oder Rückruf an.
3. Er bestätigt nichts über Mandate. Weil schon die Existenz eines Mandats geschützt ist, beantwortet er Fragen wie „Ist Herr Weber bei Ihnen Mandant?“ nicht. Auskünfte zum Stand eines Verfahrens gibt er ebenfalls nicht.
4. Er fragt nur ab, was für den Rückruf nötig ist: Name, Rückrufnummer, Rechtsgebiet, ein Satz zum Anliegen und gegebenenfalls eine laufende Frist. Das folgt dem Grundsatz aus § 43e BRAO, dem Dienstleister nur so viel zugänglich zu machen, wie seine Aufgabe erfordert. Die BRAK nennt das Need-to-know-Prinzip.
5. Er erkennt Fristen und markiert sie. Erwähnt ein Anrufer einen Bescheid, eine Kündigung oder eine Klage, fragt der Assistent nach dem Datum der Zustellung und kennzeichnet den Rückruf als dringend.

Praxisbeispiel: Einzelkanzlei mit Schwerpunkt Arbeitsrecht

Ein typisches Szenario, kein Kundenfall: Eine Anwältin führt allein eine Kanzlei für Arbeitsrecht. Das Sekretariat ist vormittags besetzt, nachmittags ist sie häufig beim Arbeitsgericht. Anrufe nach 13 Uhr laufen auf den Anrufbeantworter, und manche Anrufer legen auf, ohne etwas zu hinterlassen.

Im Arbeitsrecht zählt dabei jeder Tag. Wer sich gegen eine Kündigung wehren will, muss innerhalb von drei Wochen nach Zugang Klage beim Arbeitsgericht erheben (§ 4 KSchG).

Mit einem Telefonassistenten, der die fünf Regeln oben umsetzt, nimmt die Kanzlei jeden Anruf an. Der Assistent fragt nach Namen, Rückrufnummer und Anliegen, erkennt das Stichwort Kündigung, fragt nach dem Zugangsdatum und schickt die Notiz als dringend markiert an die Anwältin. Vertraglich ist das über eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e BRAO und einen AVV abgesichert, verarbeitet wird auf Servern in der EU. Das Ergebnis im Szenario: Keine Anfrage mit laufender Frist wartet mehr bis zum nächsten Vormittag auf einen Rückruf.

Was Sie vor dem Start klären sollten

Bevor ein Telefonassistent den ersten Mandantenanruf annimmt, sollten diese fünf Fragen beantwortet sein:

1. Gibt es einen Vertrag in Textform mit den drei Pflichtinhalten aus § 43e Abs. 3 BRAO beziehungsweise § 62a Abs. 3 StBerG?
2. Liegt ein AVV nach Art. 28 DSGVO vor, und sind alle Unterauftragnehmer benannt?
3. Wo stehen die Server, und werden Gesprächsdaten zum Training von KI-Modellen genutzt?
4. Steht im Gesprächsleitfaden, was der Assistent nicht sagt, also keine Rechtsauskunft und keine Bestätigung von Mandaten?
5. Nennt sich der Assistent im ersten Satz als KI, und haben Sie das per Testanruf selbst geprüft?

Intern lohnt ein kurzer Blick auf das Team: Wer mit dem System arbeitet, sollte wissen, wie es funktioniert. Die BRAK verweist dafür auf die Pflicht zur KI-Kompetenz aus Art. 4 der KI-Verordnung, die auch für Kanzleien gilt. Was das konkret bedeutet, steht im Beitrag KI-Kompetenz nach Artikel 4. Wie ein Telefonassistent für Kanzleien und Steuerbüros eingerichtet wird, zeigt die Seite KI-Telefonassistent für Kanzleien.

FAQ

Ist ein KI-Telefonassistent in der Kanzlei erlaubt? Ja, wenn die Verschwiegenheit gewahrt bleibt. Nach den Hinweisen der BRAK dürfen Anbieter von KI-Lösungen Zugang zu Mandatsinformationen nur unter den Voraussetzungen des § 43e BRAO erhalten: sorgfältige Auswahl, Vertrag in Textform, Verpflichtung zur Verschwiegenheit.

Reicht ein Auftragsverarbeitungsvertrag? Für sich allein nicht. § 43e BRAO verlangt zusätzlich die Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Umgekehrt ersetzt diese Verpflichtung keinen AVV, denn der Datenschutz bleibt nach § 43e Abs. 8 BRAO unberührt.

Darf der Anbieter Server in den USA nutzen? Bei Leistungen aus dem Ausland verlangt § 43e Abs. 4 BRAO einen Geheimnisschutz, der mit dem deutschen vergleichbar ist. Ob das bei Anbietern in den USA erfüllt ist, hält die BRAK für nicht abschließend geklärt. Sie empfiehlt, Anbieter mit Servern in Deutschland oder Europa zu bevorzugen.

Gilt das auch für Steuerberater? Ja. § 62a StBerG enthält dieselben Vorgaben fast wörtlich, und § 203 StGB schützt die Geheimnisse von Mandanten eines Steuerberaters genauso wie die eines Anwalts.

Muss der Assistent sagen, dass er eine KI ist? Ja. Seit dem 2. August 2026 gilt Art. 50 der KI-Verordnung: Wer mit einem KI-System spricht, muss das erfahren, sofern es nicht offensichtlich ist. Bei einer natürlich klingenden Stimme ist es das nicht. Deshalb gehört der Hinweis in den ersten Satz.

Quellen

• § 43a und § 43e BRAO, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 21.10.2026
• § 203 StGB, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 21.10.2026
• § 62a StBerG, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 21.10.2026
• § 4 KSchG, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 21.10.2026
• Art. 28 DSGVO, Verordnung (EU) 2016/679, EUR-Lex, abgerufen am 21.10.2026
• Art. 50 KI-Verordnung, Verordnung (EU) 2024/1689, EUR-Lex, abgerufen am 21.10.2026
• Bundesrechtsanwaltskammer: Hinweise zum Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI), Stand Dezember 2024, PDF, abgerufen am 21.10.2026

Hinweis: Dieser Artikel gibt den Stand von Oktober 2026 wieder und ist keine Rechtsberatung. Für eine verbindliche Einordnung im Einzelfall ist Ihre Rechtsanwalts- oder Steuerberaterkammer die richtige Stelle.

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Ich bin Ulli Albrecht, KI-Berater aus Mettenheim in Rheinhessen und KI-Manager (TÜV). Das Erstgespräch ist kostenlos und dauert 30 Minuten.

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