KI-Kompetenz nach Artikel 4: Was Ihr Betrieb wirklich nachweisen muss
Wer im Betrieb ChatGPT nutzt, fällt unter Artikel 4 der KI-Verordnung. Was die Vorschrift verlangt, was sie ausdrücklich nicht verlangt und wie ein belastbarer Nachweis aussieht.
Die meisten Betriebe, mit denen ich spreche, kennen den EU AI Act als „das mit den Hochrisiko-Systemen". Und weil sie keine Bewerber-Software und keine Gesichtserkennung einsetzen, haken sie das Thema ab.
Das ist nachvollziehbar und trotzdem zu kurz gesprungen. Denn es gibt eine Pflicht in der Verordnung, die unabhängig von der Risikostufe gilt und die praktisch jeden Betrieb trifft, in dem jemand beruflich KI benutzt: Artikel 4, die KI-Kompetenz.
Was Artikel 4 verlangt
Der Text ist kurz. Sinngemäß: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, damit ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Berücksichtigt werden dabei die technischen Kenntnisse der Leute, ihre Erfahrung, ihre Ausbildung und der Kontext, in dem die Systeme eingesetzt werden.
Zwei Wörter daraus sind entscheidend.
Das erste ist Betreiber. Das ist nicht der Hersteller der Software, sondern jeder, der ein KI-System unter eigener Verantwortung im beruflichen Kontext einsetzt. Der Handwerksbetrieb, dessen Büro Angebotstexte von ChatGPT vorformulieren lässt, ist Betreiber. Die Arztpraxis, die einen KI-Telefonassistenten schaltet, ist Betreiber. Wer die KI-Funktion in seinem CRM anklickt, auch.
Das zweite ist Personal. Gemeint ist nicht nur die feste Belegschaft, sondern jeder, der in Ihrem Auftrag mit dem System arbeitet.
Eine Untergrenze nach Betriebsgröße gibt es nicht. Die Verordnung kennt an dieser Stelle keine Ausnahme für Kleinbetriebe oder Solo-Selbstständige. Wer allein arbeitet und KI nutzt, ist sein eigenes Personal. Was sonst noch aus der Verordnung auf kleine Betriebe zukommt, habe ich im Praxisratgeber zum EU AI Act zusammengefasst.
Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025. Seit dem 2. August 2026 hat sie in Deutschland auch eine Aufsicht: Die Bundesnetzagentur überwacht die Einhaltung der Verordnung.
Was Artikel 4 ausdrücklich nicht verlangt
Hier wird es für kleine Betriebe entspannter, als der Ruf der Verordnung vermuten lässt.
Es gibt keine vorgeschriebene Kursform. Keine Mindeststundenzahl. Keine Prüfungsordnung. Und — das sage ich in Gesprächen immer wieder, weil es Geld spart — es gibt in Deutschland keine staatliche Akkreditierungsstelle für KI-Kompetenz-Schulungen. Wenn Ihnen jemand ein „amtlich anerkanntes" oder „behördlich zugelassenes" Art.-4-Zertifikat verkaufen will, sollten Sie nachfragen, wer genau das anerkannt haben soll.
Auch einen eigenen Bußgeldtatbestand hat Artikel 4 nicht. Die Bußgeldstaffel in Artikel 99, die in Schlagzeilen gern mit 35 Millionen Euro zitiert wird, betrifft vor allem verbotene Praktiken nach Artikel 5 und andere klar benannte Verstöße. Wer keine Schulung nachweisen kann, bekommt dafür also nicht automatisch einen Bußgeldbescheid.
Nur: Das ist die falsche Messlatte. Die realistischen Folgen sehen anders aus.
Warum der Nachweis trotzdem zählt
Drei Situationen, in denen fehlende KI-Kompetenz im Betrieb konkret weh tut.
Die erste ist die Behördenanfrage. Wenn eine Aufsichtsbehörde nachfragt, wie Sie den Einsatz von KI in Ihrem Betrieb geregelt haben, ist „meine Leute können das schon" keine Antwort, die etwas belegt. Eine dokumentierte Maßnahme dagegen schon.
Die zweite ist der Schaden im Alltag. Ein Mitarbeiter kopiert Mandantendaten in ein öffentliches KI-Tool — in einer Kanzlei ist das nicht nur peinlich, sondern ein Berufsrechtsproblem. Jemand übernimmt eine erfundene Rechtsauskunft aus einem Chatbot ins Angebot. Eine gefälschte Stimme am Telefon bittet um eine geänderte Kontoverbindung, und niemand stoppt. Das sind keine Rechtsfragen mehr, das sind Kosten.
Die dritte ist die Haftung. Wenn etwas schiefgeht und die Frage nach der Sorgfaltspflicht aufkommt, macht es einen Unterschied, ob der Betrieb seine Leute nachweislich eingewiesen hat oder nicht. Das gilt gegenüber Versicherungen genauso wie gegenüber Auftraggebern, die inzwischen selbst Nachweise von ihren Dienstleistern einfordern.
Wie ein belastbarer Nachweis aussieht
Da die Verordnung keine Form vorschreibt, richtet sich der Nachweis nach dem, was im Zweifel jemand nachvollziehen können muss. Fünf Angaben sollten dokumentiert sein:
Wer geschult wurde, mit Namen. Welche Inhalte vermittelt wurden, am besten mit Bezug zu den Artikeln der Verordnung. Welchen Umfang die Maßnahme hatte. Wann sie stattgefunden hat. Und ob die Person die Inhalte auch verstanden hat.
Der letzte Punkt ist der, an dem die meisten Do-it-yourself-Lösungen scheitern. Ein YouTube-Video in die Teamgruppe zu posten ist eine Maßnahme, aber sie erzeugt keinen Nachweis. Sie können nicht zeigen, wer es angesehen hat, wie lange, und ob etwas hängen geblieben ist. Dasselbe gilt für die einstündige Besprechung, in der „wir das mal durchgesprochen haben".
Eine Teilnehmerliste mit Datum, Inhaltsübersicht und einem Ergebnis ist der Unterschied zwischen einer Maßnahme und einem Nachweis.
Was ich dafür gerade fertigstelle
In Erstgesprächen werde ich seit Monaten dasselbe gefragt: ob ich für die Art.-4-Pflicht etwas anbiete, das nicht gleich einen ganzen Schulungstag blockiert. Aus dieser Frage ist meine Online-Schulung „KI sicher nutzen" entstanden. Sie ist fertig produziert und geht in Kürze an den Start.
Die Schulung läuft im Browser, dauert rund 40 Minuten und lässt sich jederzeit unterbrechen. Durch die acht Stationen führt Albi, der KI-Kollege von Albrecht KI, entlang eines normalen Arbeitstags: Wo KI im Alltag längst steckt, warum Chatbots überzeugend klingende Fehler produzieren, welche Regeln die KI-Verordnung für Betreiber setzt, welche Praktiken schlicht verboten sind, wie man einen Deepfake-Anruf erkennt, wie datensparsame Prompts aussehen, wann KI-Inhalte gekennzeichnet werden müssen.
Am Ende steht ein Praxis-Check mit 16 Alltagssituationen. Kein Prüfungsverfahren mit Durchfallen, sondern ein Lern-Check, beliebig oft wiederholbar. Wer ihn besteht, bekommt ein Teilnahmezertifikat per E-Mail, das die Inhalte mit Artikelbezug, den Umfang, das Datum und das Ergebnis ausweist. Ausgestellt von einem TÜV-zertifizierten KI-Manager, registriert bei uns, auf Nachfrage bestätigbar. Kein Amtssiegel, weil es keins geben kann — aber ein belastbarer Baustein für Ihre Dokumentation.
Für Teams ist ein Zugangscode pro Person vorgesehen, gültig zwölf Monate. Neue Mitarbeiter können ihren Code also auch Monate später einlösen, ohne dass nachgebucht werden muss.
Noch nicht buchbar, aber bald. Wenn Sie Bescheid wissen wollen, sobald die Schulung freigeschaltet ist, schreiben Sie mir kurz über das Kontaktformular — Stichwort „KI-Schulung". Ich melde mich, wenn es so weit ist. Und wenn Sie vorher klären wollen, ob und wie die Pflicht Ihren Betrieb überhaupt betrifft: Das machen wir in einem kurzen Gespräch, kostenlos und ohne Verkaufsdruck.
Dieser Beitrag ist eine fachliche Einordnung und keine Rechtsberatung. Rechtsgrundlage: Verordnung (EU) 2024/1689, insbesondere Art. 4, 5 und 99 — Volltext auf EUR-Lex.
Ich bin Ulli Albrecht, KI-Berater aus Mettenheim in Rheinhessen, TÜV-zertifiziert. Das Erstgespräch ist kostenlos und dauert 30 Minuten.