KI-Telefonassistent für Kanzleien, Anwälte & Steuerberater
Der KI-Telefonassistent nimmt die Anrufe Ihrer Kanzlei rund um die Uhr an, beantwortet häufige Fragen und erfasst Rückrufwünsche und neue Mandatsanfragen strukturiert. So bleibt die Kanzlei erreichbar, auch wenn das Sekretariat schon telefoniert oder Sie im Termin sind. Was der Assistent dabei sagt und was nicht, richtet sich nach Ihrer Verschwiegenheitspflicht.
Was ist ein KI-Telefonassistent für Kanzleien?
Ein KI-Telefonassistent für Kanzleien nimmt Anrufe automatisch an und versteht das Anliegen in natürlicher Sprache. Andere Namen dafür sind Voicebot, Sprachassistent oder KI-Sekretariat, umgangssprachlich auch KI-Anrufbeantworter. Anders als eine Mailbox führt er ein Gespräch: Er fragt nach, worum es geht, erkennt laufende Fristen und übergibt jede Anfrage als kurze Notiz an Ihr Sekretariat oder direkt an die zuständige Anwältin oder den zuständigen Anwalt. Dabei läuft er parallel zum Kanzleitelefon. Ihr Team nimmt Gespräche wie gewohnt an, der Assistent übernimmt, was sonst liegen bliebe: bei besetzter Leitung, während Gerichtsterminen und nach Büroschluss.
Entlastung für Ihre Kanzlei und Ihr Sekretariat
Rund um die Uhr erreichbar
Ob im Gerichtstermin, außerhalb der Bürozeiten oder am Wochenende: Der Assistent nimmt jeden Anruf an.
Neue Mandate strukturiert aufnehmen
Der Assistent fragt alle wichtigen Informationen ab und übermittelt sie digital — für eine schnelle, gezielte Bearbeitung durch Ihr Team.
Standardfragen direkt beantworten
Fragen zu Bürozeiten, Anfahrt, Ablauf der Erstberatung oder mitzubringenden Unterlagen beantwortet der Assistent sofort, ohne Ihr Team zu unterbrechen.
Rückrufwünsche mit Kontext
Anrufer hinterlassen eine kurze Beschreibung ihres Anliegens. So können Sie gezielt reagieren und Ihre Kanzlei effizienter organisieren.
Gesprächsnotiz zu jedem Anruf
Ihr Team erhält zu jedem Anruf eine kurze Zusammenfassung mit Name, Rückrufnummer und Anliegen. Wie lange Gesprächsdaten gespeichert bleiben, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag.
Nur erfassen, was nötig ist
Die Gesprächsdaten werden in der EU verarbeitet. Der Assistent fragt nur ab, was für den Rückruf nötig ist, und bestätigt am Telefon nicht, ob jemand Mandant der Kanzlei ist.
Was der Assistent am Kanzleitelefon übernimmt
Gutes Anrufmanagement in der Kanzlei heißt: Jeder Anruf wird angenommen, und jede Anfrage kommt mit den richtigen Angaben bei der richtigen Person an.
Neue Mandatsanfragen
Der Assistent fragt nach Rechtsgebiet oder Steuerthema, einem Satz zum Anliegen und der Rückrufnummer. Ihr Team sieht sofort, ob die Anfrage ins Profil der Kanzlei passt.
Fristsachen erkennen
Fällt im Gespräch ein Stichwort wie Kündigung, Bescheid oder Klage, fragt der Assistent nach dem Datum der Zustellung und markiert den Rückruf als dringend.
Nachfragen zum Stand der Sache
Fragt ein Mandant nach dem Stand seines Verfahrens, gibt der Assistent keine Auskunft. Er nimmt die Frage auf und leitet sie an die zuständige Anwältin oder den zuständigen Anwalt weiter.
Termine für die Erstberatung
Je nach Kanzleikalender bucht der Assistent Erstberatungen direkt oder legt den Terminwunsch Ihrem Sekretariat zur Bestätigung vor.
Anrufe von Gerichten und Behörden
Ruft die Geschäftsstelle eines Gerichts, eine Behörde oder die Gegenseite an, nimmt der Assistent Aktenzeichen und Anliegen auf und kennzeichnet die Notiz entsprechend.
Eilfälle durchstellen
Für echte Eilfälle, etwa eine Festnahme oder Durchsuchung in einer Strafsache, legen Sie fest, wohin der Assistent durchstellt oder welche Nummer er nennt.
Was das Berufsrecht am Kanzleitelefon verlangt
Wer in einer Kanzlei anruft, nennt meist schon im ersten Satz seinen Namen und sein Anliegen. Beides fällt unter die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO, und die Bundesrechtsanwaltskammer zählt in ihren Hinweisen zum KI-Einsatz bereits die Tatsache dazu, dass ein Mandat besteht. Strafrechtlich schützt § 203 StGB die Geheimnisse von Mandanten eines Anwalts ebenso wie die eines Steuerberaters. Ein Telefonassistent hört diese Angaben zwangsläufig mit. Erlaubt ist er trotzdem: § 43e BRAO und der fast gleichlautende § 62a StBerG regeln, unter welchen Bedingungen externe Dienstleister Zugang zu geschützten Informationen bekommen.
Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform
Der Vertrag verpflichtet den Dienstleister zur Verschwiegenheit und belehrt ihn über die strafrechtlichen Folgen. Der Dienstleister verpflichtet sich, nur so viel zur Kenntnis zu nehmen, wie der Auftrag erfordert, und der Vertrag regelt, ob Subunternehmer mitarbeiten dürfen (§ 43e Abs. 3 BRAO, § 62a Abs. 3 StBerG).
Auftragsverarbeitung nach DSGVO
Der Datenschutz gilt daneben weiter (§ 43e Abs. 8 BRAO). Die Kanzlei braucht deshalb zusätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Ein üblicher AVV erfüllt § 43e BRAO nur, wenn er die Pflichtinhalte aus Abs. 3 zusätzlich enthält.
Ein Gesprächsleitfaden mit klaren Grenzen
Der Assistent sagt im ersten Satz, dass er eine KI ist (Art. 50 KI-Verordnung). Er gibt keine Rechtsauskunft, bestätigt keine Mandate und fragt nur ab, was für den Rückruf nötig ist.
Vor dem Start gehen wir diese drei Punkte mit Ihnen durch, und Sie erhalten alle Vertragsunterlagen zur Prüfung, bevor der erste Mandantenanruf läuft. Was genau in den Vertrag gehört, mit Checkliste für Anwälte und Steuerberater, steht im Beitrag KI-Telefonassistent in der Kanzlei: Was die Verschwiegenheitspflicht verlangt.
KI-Sekretariat, Telefonservice oder mehr Personal?
Für die Erreichbarkeit einer Kanzlei gibt es drei Wege. Eine zusätzliche Fachkraft im Sekretariat ist die beste Lösung für alles, was Erfahrung und Fingerspitzengefühl braucht, sie ist aber schwer zu finden und nur zu den Bürozeiten da. Ein externer Telefonservice deckt längere Zeiten ab. Dort nehmen Menschen außerhalb der Kanzlei die Anrufe an, und für sie gelten dieselben Vorgaben aus § 43e BRAO. Unter Begriffen wie virtuelle Rezeption oder virtueller Assistent findet man beides: Telefonservices mit Menschen am anderen Ende und KI-Assistenten. Der KI-Telefonassistent nimmt rund um die Uhr an und erfasst jede Anfrage nach demselben Schema. Sinnvoll ist oft die Kombination: Das Sekretariat nimmt an, was es schafft, der Assistent fängt den Rest auf. Wie sich das rechnet, zeigt unser Beitrag zu Kosten und Nutzen eines KI-Telefonassistenten.
Keine Software von der Stange — persönliche Begleitung
Viele Lösungen am Markt sind reine Software-Abos: Sie richten sich weitgehend selbst ein, es gibt keinen festen Ansprechpartner, und Rückfragen laufen über ein Support-Ticket. Bei Albrecht KI ist das anders: Ich richte den Assistenten gemeinsam mit Ihnen auf Ihre Kanzlei ein, begleite den Testlauf und bin danach direkt erreichbar. Dazu kommt der Blick über den Telefonassistenten hinaus: EU-AI-Act-Einordnung, DSGVO-Dokumentation und, wenn gewünscht, eine interne Wissensdatenbank für Ihr Team. Als KI-Manager (TÜV) übernehme ich die Verantwortung für die gesamte Einführung, nicht nur für ein einzelnes Tool.
FAQ: KI-Telefonassistent in der Kanzlei
Ist die Vertraulichkeit der Mandantendaten gewährleistet?
Darf eine Anwaltskanzlei Anrufe von einer KI annehmen lassen?
Was kann ein KI-Anrufbeantworter für Rechtsanwälte mehr als eine Mailbox?
Ersetzt ein KI-Sekretariat das Sekretariat der Kanzlei?
Kann der Assistent Erstanfragen vorqualifizieren?
Gibt der Assistent Rechts- oder Steuerauskünfte?
Wie geht der Assistent mit Fristen und dringenden Fällen um?
Kann der Assistent Termine mit Mandanten vereinbaren?
Wie aufwendig ist die Einführung in der Kanzlei?
Persönliche Betreuung in Rheinhessen
Kanzleien und Steuerbüros in Mainz, Worms und Alzey betreuen wir mit persönlichem Ansprechpartner — ebenso Kanzleien in Oppenheim und der Region Rheinhessen.
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