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Interne KI-Wissensdatenbank · lokal oder EU-Server

Ihr Firmenwissen, per KI durchsuchbar — für Ihr ganzes Team.

Das Wissen Ihres Betriebs steckt in Handbüchern, Verträgen, Protokollen und in den Köpfen erfahrener Mitarbeitender. Eine interne KI-Wissensdatenbank macht es für alle nutzbar: Ihr Team fragt in normaler Sprache und bekommt die Antwort aus Ihren eigenen Unterlagen — mit Angabe der Fundstelle.

Kostenloses ErstgesprächRAG einfach erklärt (Blog)
Ulli Albrecht – KI-Berater für interne Wissensdatenbanken, Rheinhessen
KI-Manager (TÜV) · Reg.-Nr. 44893
Typische Situationen

Wo eine Wissensdatenbank sofort hilft

Typische Einsatzfelder aus kleinen und mittleren Betrieben — kein Ersatz für Erfahrung, sondern der schnellste Weg zu ihr.

Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Statt wochenlang Kolleginnen und Kollegen zu fragen: Die neue Kraft stellt ihre Fragen der Wissensdatenbank und findet Arbeitsanweisungen, Abläufe und Ansprechpartner selbst.

Technik & Service im Außendienst

Der Servicetechniker steht an der Anlage und braucht das Wartungshandbuch von vor sechs Jahren. Eine Frage ins Handy — die Antwort kommt mit Seitenverweis.

Verträge, Fristen, Konditionen

Kündigungsfristen, Gewährleistung, Lieferbedingungen: Was in Ordnern verstreut liegt, wird abfragbar — bevor eine Frist verstreicht.

Wissen sichern, bevor es geht

Wenn erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand gehen, geht ihr Wissen oft mit. In der Wissensdatenbank bleibt es dem Betrieb erhalten — dokumentiert und auffindbar.

Ablauf

So kommt Ihr Wissen in die Datenbank

Vier Schritte, die Einrichtung übernehme ich — Ihr Team braucht kein technisches Vorwissen.

1

Unterlagen sichten

Wir klären gemeinsam, welches Wissen den größten Nutzen bringt: Handbücher, Verträge, Arbeitsanweisungen, Protokolle — in gängigen Formaten wie PDF, Word oder Scan.

2

Datenbank aufbauen

Ihre Dokumente werden eingelesen und so aufbereitet, dass die KI sie versteht. Lokal auf einem Rechner in Ihrem Betrieb oder auf einem EU-Server mit AVV — Sie entscheiden.

3

Team fragt, KI antwortet

Ihre Mitarbeitenden stellen Fragen in Alltagssprache. Die Antwort kommt in Sekunden — immer mit Verweis auf das Quelldokument, damit sie überprüfbar bleibt.

4

Pflege & Schulung

Neue Dokumente kommen laufend dazu, veraltete fliegen raus. Ihr Team bekommt eine kurze Einweisung — danach trägt sich das System im Alltag selbst.

Datenschutz

Ihre Daten bleiben, wo sie hingehören

Die Wissensdatenbank läuft wahlweise komplett lokal in Ihrem Betrieb oder auf Servern in der EU mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Ihre Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet und verlassen die vereinbarte Umgebung nicht. Für Betriebe mit besonders sensiblen Daten — Kanzleien, Praxen, Kommunen — ist die lokale Variante die erste Wahl.

Gut zu wissen: Die Wissensdatenbank arbeitet nach innen, für Ihr Team. Das Gegenstück nach außen ist der KI-Telefonassistent, der Anrufe Ihrer Kundschaft entgegennimmt. Der Aufbau der Wissensdatenbank ist Teil meiner KI-Beratung und kann als Beratungsleistung BAFA-gefördert werden.

Häufige Fragen

FAQ zur KI-Wissensdatenbank

Wie mache ich Handbücher und Verträge für mein Team per KI durchsuchbar?
Mit einer internen KI-Wissensdatenbank: Ihre Unterlagen werden einmalig eingelesen und aufbereitet. Danach stellt Ihr Team Fragen in normaler Sprache — etwa „Welche Kündigungsfrist steht im Wartungsvertrag?" — und erhält die Antwort mit Verweis auf das Quelldokument. Die Einrichtung übernehme ich komplett.
Was ist eine KI-Wissensdatenbank (RAG) — einfach erklärt?
RAG steht für Retrieval Augmented Generation. Übersetzt: Die KI beantwortet Fragen nicht aus dem Internet, sondern durchsucht zuerst Ihre eigenen Dokumente und formuliert daraus die Antwort — mit Fundstelle. Das macht Antworten belegbar und verhindert, dass die KI Dinge erfindet. Ausführlich im Blog: RAG einfach erklärt.
Bleiben unsere Daten dabei im Haus?
Ja, das ist der Kern des Konzepts. Die Wissensdatenbank läuft wahlweise komplett lokal in Ihrem Betrieb oder auf EU-Servern mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Ihre Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Für sensible Bereiche — Kanzleien, Praxen, Kommunen — ist die lokale Variante die erste Wahl.
Was braucht mein Betrieb dafür?
Im Wesentlichen Ihre vorhandenen Unterlagen in gängigen Formaten: PDF, Word, Excel, E-Mails oder Scans. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, welches Wissen den größten Nutzen bringt und wo die Datenbank laufen soll. Einrichtung, Pflege und die Schulung Ihres Teams übernehme ich.
Was unterscheidet die Wissensdatenbank vom KI-Telefonassistenten?
Die Richtung: Die Wissensdatenbank arbeitet nach innen und beantwortet Fragen Ihrer Mitarbeitenden aus dem Firmenwissen. Der KI-Telefonassistent arbeitet nach außen und nimmt Anrufe Ihrer Kundschaft entgegen. Beide lassen sich kombinieren, bleiben aber getrennte Systeme.
Vor Ort

Beratung in Rheinhessen und bundesweit

Ich richte Wissensdatenbanken für Betriebe in Mainz, Worms, Alzey und ganz Rheinhessen ein — vor Ort mit kurzen Wegen, bundesweit remote.

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