BAFA-Zuschuss sichern: Der Fahrplan bis Jahresende
50 % Zuschuss zur KI-Beratung sind noch zu haben, aber nur bis zum 31.12.2026. Was der Ablauf verlangt – und warum der Start im Spätsommer liegen sollte.
Es gibt derzeit einen Zuschuss, den viele Betriebe schlicht liegen lassen: Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle fördert Unternehmensberatung für kleine und mittlere Unternehmen. In Rheinland-Pfalz übernimmt es 50 Prozent des Beratungshonorars, bei einer Bemessungsgrundlage von höchstens 3.500 € also bis zu 1.750 €. KI-Beratung fällt ausdrücklich darunter, Digitalisierung gehört zu den geförderten Themen.
Die Sache hat ein Ablaufdatum. Anträge nimmt das BAFA nur noch bis zum 31. Dezember 2026 entgegen. Ob danach ein Nachfolgeprogramm kommt, ist offen.
Dieses Datum ist allerdings kein Termin, auf den man in Ruhe zuarbeiten kann. Es ist der letzte mögliche Startpunkt eines Verfahrens, das danach noch mehrere Monate weiterläuft. Wer den Zuschuss sicher mitnehmen will, plant von hinten. Wie das geht, steht hier. Die Grundlagen zum Programm, zur Antragsberechtigung und zu den Förderquoten stehen im Überblicksartikel zur BAFA-Förderung.
Die Reihenfolge: erst der Antrag, dann der Vertrag
Die Richtlinie verlangt, dass der Antrag beim BAFA gestellt ist, bevor der Beratungsvertrag geschlossen wird. Der Vertragsabschluss gilt als Beginn der Beratung, und für bereits begonnene Vorhaben gibt es keine rückwirkende Förderung.
Das klingt nach Formalie, entscheidet aber über den gesamten Zuschuss. In der Praxis rutscht die Reihenfolge selten aus Nachlässigkeit durcheinander, sondern aus Tempo: Ein Betrieb führt ein gutes Erstgespräch, will die Sache nicht liegen lassen und unterschreibt. Fällt die Förderung erst danach wieder ein, ist für dieses Vorhaben nichts mehr zu machen.
Praktisch bedeutet das nur eines: Zwischen Erstgespräch und Vertrag liegt der Antrag. Kein Vertrag, keine Anzahlung, kein Terminblock, der faktisch schon eine Beauftragung ist. Wer das weiß, hat die größte Hürde des Verfahrens bereits genommen.
Der Umfang: fünf Tage, 40 Stunden
Seit der Richtlinienänderung vom 12. Dezember 2024 umfasst eine geförderte Beratung höchstens fünf Beratungstage beziehungsweise 40 Stunden. Diese Grenze ist hart: Wird sie überschritten, entfällt die Förderung, statt anteilig gekürzt zu werden.
Wichtig ist, was hineinzählt. Gezählt wird die eigentliche Beratungsleistung. Reisezeiten, Pausen und das Schreiben des Beratungsberichts zählen nicht mit. Der Bericht muss für jeden Tag Datum und Stundenzahl ausweisen, die Zeiterfassung gehört also zum Nachweis und nicht in einen internen Merkzettel.
Für KI-Projekte ergibt das eine klare Aufteilung. Analyse, Bewertung und schriftlicher Fahrplan passen gut in diesen Rahmen. Die technische Umsetzung eines Systems ist ohnehin nicht förderfähig und läuft getrennt. Beides sauber zu trennen, ist kein Nachteil, sondern sorgt für einen sichtbaren Zwischenstand, bevor Geld in die Umsetzung fließt.
Der Nachweis: sechs Monate ab Informationsschreiben
Nach der Antragstellung erhält der Betrieb ein Informationsschreiben vom BAFA. Ab diesem Datum laufen sechs Monate, in denen die Beratung durchgeführt und der Verwendungsnachweis eingereicht sein muss, zusammen mit Beratungsbericht, Rechnung und Zahlungsnachweis.
Sechs Monate klingen komfortabel. Sie schrumpfen schnell, wenn Beratungstermine mit dem laufenden Betrieb konkurrieren oder Urlaubszeiten dazwischenliegen. Zum Verwendungsnachweis gehören außerdem Erklärungen, die viele Betriebe zum ersten Mal ausfüllen, etwa die KMU-Erklärung nach EU-Definition und die De-minimis-Angaben. Beides ist machbar, will aber eingeplant sein.
Der Fahrplan in fünf Schritten
- Erstgespräch. Kostenlos und unverbindlich klären, ob eine KI-Beratung sinnvoll ist und welchen Umfang sie hätte.
- Antrag beim BAFA. Online über das Förderportal, vor jeder vertraglichen Bindung. Betriebe, die noch keine zwölf Monate bestehen, führen vorher ein Informationsgespräch mit einer der Leitstellen.
- Informationsschreiben abwarten. Auf die Bearbeitungszeit hat niemand Einfluss, sie gehört großzügig eingeplant. Erst danach wird der Vertrag geschlossen.
- Beratung durchführen. Innerhalb der 40-Stunden-Grenze, mit dokumentierten Tagen und Stunden.
- Verwendungsnachweis einreichen. Innerhalb von sechs Monaten ab Informationsschreiben. Danach wird der Zuschuss ausgezahlt.
Rechnet man diesen Ablauf durch, ergibt sich ein klarer Startzeitpunkt. Ein Antrag im November oder Dezember 2026 wäre zwar fristgerecht, verschiebt die Durchführung aber komplett ins Folgejahr, mit einer Nachweisfrist mitten im Tagesgeschäft. Wer die Beratung noch in diesem Jahr abschließen möchte, stellt den Antrag im Spätsommer.
Zwei Randbedingungen gehören in die Planung: Pro Jahr sind höchstens zwei geförderte Beratungen möglich, im gesamten Rahmen der Richtlinie fünf. Und seit dem 15. November 2025 wird bei Unternehmen ohne Vorsteuerabzugsberechtigung der Bruttobetrag zur Berechnung herangezogen.
Was Sie am Ende in der Hand halten
Die Beratung läuft in drei Stufen ab, und jede davon hat ein greifbares Ergebnis.
Am Anfang steht die Bestandsaufnahme, also die Frage, wie der Betrieb heute tatsächlich arbeitet. Wir gehen die Abläufe durch, sehen uns an, welche Daten überhaupt vorhanden sind und in welchem Zustand sie vorliegen, und wo im Alltag Zeit verloren geht. Dazu kommt eine nüchterne Einschätzung, wie weit der Betrieb technisch und personell ist. Das Ergebnis ist kein Gefühl, sondern eine benannte Liste.
Danach kommen die Möglichkeiten auf den Tisch: Erreichbarkeit am Telefon, Angebots- und Rechnungsabläufe, Terminvergabe, die Suche nach Unterlagen, Auswertungen, die heute niemand macht. Jeder Fall bekommt eine Einschätzung zu Aufwand, Nutzen und Risiko. Übrig bleiben zwei oder drei Vorhaben, die sich rechnen, und ausdrücklich auch eine Liste dessen, was man bewusst bleiben lässt. Der zweite Teil ist in der Praxis oft der wertvollere.
Aus dieser Bewertung wird der schriftliche Fahrplan. Zu jeder Empfehlung steht darin, was zu tun ist, warum, in welcher Reihenfolge, wer es macht, was es ungefähr kostet und was es bringt, dazu die Alternativen, die geprüft und verworfen wurden. Formuliert wird herstellerneutral, das verlangt die Förderrichtlinie: Die Beratung darf nicht darauf gerichtet sein, dass Sie anschließend ein bestimmtes Produkt kaufen. Praktisch heißt das, Sie können mit diesem Fahrplan zu jedem Dienstleister gehen, auch zu einem anderen als mir.
Formal endet die Beratung mit dem Beratungsbericht, den beide Seiten unterschreiben. Er enthält Ausgangslage, Analyse, festgestellte Schwachstellen und den Maßnahmenplan und geht als Teil des Verwendungsnachweises an das BAFA. Für Sie ist er zugleich das Arbeitsdokument für die nächsten Monate.
Was ausdrücklich nicht dazugehört: die technische Umsetzung. Die ist nicht förderfähig und läuft als getrennter Auftrag, wenn Sie sich dafür entscheiden. Diese Trennung ist kein Nachteil, sondern sorgt für einen belastbaren Zwischenstand, bevor Geld in Technik fließt.
Ich bin beim BAFA als Beratungsunternehmen gelistet, KI-Strategie und Digitalisierung fallen in den geförderten Bereich. Über die Bewilligung im Einzelfall entscheidet allein das BAFA, einen Rechtsanspruch auf die Förderung gibt es nicht.
Wer prüfen will, ob sein Betrieb in Frage kommt: Auf der Seite zur BAFA-Förderung steht ein kurzer Förder-Check, und was eine KI-Beratung konkret umfasst, steht dort im Detail. Das Erstgespräch kostet nichts.
Häufige Fragen
Wann sollte ich spätestens starten, wenn ich die Beratung noch dieses Jahr will? Im Spätsommer. Zwischen Antrag und Informationsschreiben liegt Bearbeitungszeit, danach folgen Beratung und Nachweis. Je später der Antrag, desto mehr rutscht in das kommende Jahr.
Zählt das kostenlose Erstgespräch schon als Beratungsbeginn? Nein. Ein unverbindliches Gespräch ohne vertragliche Bindung ist kein Beratungsbeginn. Maßgeblich ist die Beauftragung.
Was ist, wenn die Beratung mehr als 40 Stunden braucht? Dann wird der darüber hinausgehende Teil getrennt beauftragt und separat abgerechnet. Die geförderte Beratung selbst bleibt innerhalb der Grenze.
Wann kommt das Geld? Nach Prüfung des Verwendungsnachweises. Der Betrieb zahlt die Rechnung also zunächst selbst und erhält den Zuschuss im Anschluss.
Gilt das auch für Kommunen? Nein. Antragsberechtigt sind kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und der Freien Berufe. Für Verwaltungen gibt es andere Wege.
Ich bin Ulli Albrecht, KI-Berater aus Mettenheim in Rheinhessen, TÜV-zertifiziert. Das Erstgespräch ist kostenlos und dauert 30 Minuten.